Anmerkung: Sie können übrigens bis zu 3 Jahre rückwirkend Ihre Betriebskostenabrechnungen überprüfen (lassen) und Einspruch erheben, sofern Sie eine Kopie der Abrechnung haben.

AUSNAHME: Bei Genossenschaftswohnungen gilt eine 6-MONATSFRIST für den EINSPRUCH!

Bei Einhaltung der Fristen (bitte am Ende des Textes lesen) können Sie unrechtmäßig gezahlte Beiträge zurückerhalten.

1. Ihr Vermieter muß seine Betriebskostenabrechnung nach dem MRG bzw. WGG bis spätestens zum 30. Juni des Folgejahres der entstanden Betriebskosten legen.

2. Die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung muss innerhalb von 6 Monaten ab Ende der Abrechnungsperiode gelegt werden. Endet diese z. Bsp. mit August, dann hat der Wärmeabgeber die Abrechnung bis spätestens zum 28. Februar des Folgejahres zu legen. Hat dieser das Kalenderjahr gewählt, so dürfen Sie auch bis zum 30. Juni mit der Abrechnung rechnen.

3. Haben Sie einen ABGB-Mietvertrag, hängt es von der geschlossenen Vereinbarung ab.

Wann darf eine Betriebskostenerhöhung festgelegt werden?

Für den Fall, dass Ihr Vermieter zum Jahresende festgestellt hat, dass die Betriebskosten gestiegen sind, darf er Ihnen ab Jahreswechsel eine maximal um 10% höhere Betriebskostenpauschale vorgeben. Dies ist auch dann möglich, wenn Ihre Betriebskostenabrechnung erst zum gesetzlichen Stichtag zu dem Ihnen die Betriebskostenabrechnung zu legen ist, erfolgt.

Wie erkennen Sie eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung?

• Ihre Betriebskostenabrechnung muss vollständig und nachvollziehbar sein. Sie hat ein übersichtliches Verzeichnis aller Einnahmen und Ausgaben zu enthalten. Die Kontrolle und Nachvollziehbarkeit muss für Sie durch die jeweilige Bezeichnung der dazugehörigen Belege möglich sein.
• Ihre Betriebskostenabrechnung ist nur dann vollständig, wenn Ihnen jede Ausgabe mit Beleg nachgewiesen wird. Deswegen reicht es nicht aus, wenn Ihnen nur Summenpositionen wie z. B. „Wasser/Abwasser € 3.000,–“ bekannt geben werden.
• In einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung müssen beispielsweise beim Wasser sämtliche Vorschreibungen des Wasserwerks mit Datum dargestellt werden, sodass für Sie ersichtlich ist, wie sich die Gesamtsumme „Position Wasser/Abwasser“ in Ihrer Betriebskostenabrechnung im Einzelnen zusammen setzt.
• Sie sollen sich aus der Betriebskostenabrechnung ein Bild machen können, welche Rückzahlungsforderungen oder Nachzahlungen Ihnen aus der Gegenüberstellung von bezahlten Pauschalraten und effektiv aufgelaufenen Kosten entstehen.
• Normalerweise genügt die Auflistung der Ausgabenposten in der Betriebskostenabrechnung, die Sie anhand der zur Einsicht vorgelegten Belege überprüfen können. Die Rechnungen der Betriebskostenabrechnung müssen im Abrechnungsjahr fällig geworden sein.
• Nur in Ausnahmefällen (größere Liegenschaften, WGG, geförderte Neubauwohnhausanlagen) kann sich die Notwendigkeit weiterer Orientierungshilfen ergeben (wie die genaue Bezeichnung, Durchnummerierung oder chronologische Ordnung der Belege, etc.).
• Die Jahresbetriebskostenabrechnung selbst muss im Haus eingesehen werden können, bei den Belegen reicht es aus, dass diese in der Verwaltung aufliegen.
• Im Fall des HeizKG und dem WGG muss die Betriebkostenabrechnung auch jeder/jedem Mitmieter direkt zugestellt werden.
• Es gibt keinen Datenschutz bei Betriebskostenabrechnungen, der Vermieter bzw. der Verwalter ist dazu verpflichtet, Ihnen sämtliche Informationen zur Betriebskostenabrechnung offen zu legen.

Damit die Betriebskostenabrechnung rechtzeitig geltend gemacht ist, genügt eine Aufstellung der Ausgabenposten, die der Vermieter in dem betreffenden Abrechnungsjahr verrechnen will, samt den dazugehörigen Belegen. Das heißt noch nicht, dass die Betriebkostenabrechnung auch inhaltlich richtig sein muss!

Werden Ihnen die Kosten nicht innerhalb einer Jahresfrist ab Ende des Verrechnungsjahres (= 31.12.) durch Legung (oder Ergänzung) der Abrechnung angezeigt, so tritt Präklusion ein (dh. das Recht des Vermieters/der Hausverwaltung, Kosten geltend zu machen, geht unter).

Was ist, wenn Rechnungen zu spät in der Betriebkostenabrechnung geltend gemacht werden?

In diesem Fall können Ihnen diese Beträge nicht mehr verrechnet werden!

Wenn der Vermieter die Abrechnung rechtzeitig gelegt hat, dann sollten Sie überprüfen (lassen), ob Ihnen diese nach dem MRG tatsächlich überwälzt werden dürfen (siehe zulässige Betriebskostenarten).

Zwei Beispiele für falsche Betriebskostenlegungen:

1. Delogierungskosten wurden zwar rechtzeitig in die Jahresabrechnung aufgenommen und damit geltend gemacht, aber nach dem MRG darf dieser Betrag nicht auf Sie überwälzt werden.
2. Ihr Vermieter macht Wasserkosten aus dem Jahr 2015 erst im Jahr 2017 geltend. Damit ist er zu spät. An sich darf er Wasserkosten in die Abrechnung 2015 aufnehmen und Ihnen überwälzen. Die Frist für die Geltendmachung der Rechnungen aus dem Jahr 2015 endete am 31.12.2016.

Welcher Betriebskostenabrechnungszeitraum ist massgebend?

Betriebskostenabrechnungen nach dem Mietrechtsgesetz bzw. Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz umfassen den Zeitraum eines Kalenderjahrs.

Betriebskostenabrechnungen nach dem Heizkostenabrechnungsgesetz für Gemeinschaftsanlagen müssen zwar 12 Monate umfassen, den Beginn und das Ende legt jedoch der Wärmeabgeber fest. In der Regel werden entweder das Kalenderjahr oder die Heizperiode gewählt.

Belegeinsicht durchsetzen

Im Zuge der Betriebskostenabrechnung muss Ihnen der Vermieter oder die Verwaltung auch die Möglichkeit bieten, in die Belege Einsicht zu nehmen. Ohne dieses Einsichtsrecht ist die Jahresabrechnung der Betriebskosten weder nach dem MRG/WGG noch dem HeizKG ordnungsgemäß gelegt. Auch im ABGB muss der Nachweis der Ausgaben in Form einer Betriebskostenabrechnung erbracht werden.

Neben der Einsicht und einer Betriebskostenabrechnungskopie haben Sie grundsätzlich auch das Recht, Kopien der Belege zu erhalten. Pro Kopie darf ein Spesenersatz von rund 0,50 € verlangt werden. Diesen Kostenersatz müssen Sie aktiv anbieten. Allerdings gilt dieses Einsichtsrecht sowie das Recht auf Ausfolgung von Kopien nur innerhalb von sechs Monaten ab Rechnungslegung – also in der Regel endet die Frist spätestens zum 31.12.

Was ist, wenn der Vermieter der Aufforderung nach Belegeinsicht der Betriebskostenabrechnung nicht nachkommt?

Kommt der Vermieter/Verwaltung Ihrer Aufforderung nicht nach, so ist einerseits die Abrechnung nicht ordnungsgemäß gelegt und eine allfällige Nachzahlung nicht fällig. Andererseits können Sie einen Antrag auf Rechnungslegung stellen – wir helfen Ihnen gerne dabei. Musterschreiben finden unsere Mitglieder im Downloadbereich. Fordern Sie zunächst die Betriebskostenabrechnung an und erst wenn es notwendig ist, die Kopien einzelner Belege – nicht alle – sondern nur ausgewählte, sonst kann der Kostenersatz je nach Größe der Wohnhausanlage teuer werden.
Nützt diese Aufforderung nicht, kann ein Antrag auf Legung der Betriebskosten gestellt werden. Wenn Sie Mitglied der MVÖ sind, können Sie uns bevollmächtigen, für Sie dieses Verfahren zu führen.

Nachzahlung/Guthaben

Allfällige Nachzahlungen oder Gutschriften zur Betriebskostenabrechnung sind zum übernächsten Zinstermin nach der Legung fällig. Im MRG bzw. WGG ist vorgesehen, dass Sie als Mieter dann nachzahlen oder die Gutschrift erhalten, wenn Sie zum Fälligkeitszeitpunkt (= spätestens 1.8.) Mieter der Wohnung sind.

TIPP
Fordern Sie Ihr Guthaben an – als Mitglied finden Sie im Downloadbereich einen Musterbrief. Zahlen Sie eine Nachforderung nur dann, wenn Ihnen Einsicht in die Belege gegeben wird bzw. Sie eine Kopie der Betriebskostenabrechnung erhalten haben. Allerdings müssen sie hier rasch reagieren und bereits mit der Vorschreibung der Nachforderung die Unterlagen (Musterbrief) anfordern.

Wird die Betriebkostenabrechnung nicht gelegt, kann weder eine Nachzahlung, noch eine Erhöhung der Betriebskostenpauschale verlangt werden.

Aber ACHTUNG! Eine Legung liegt bereits vor, wenn die Betriebskostenabrechnung eine Minute am schwarzen Brett ausgehängt wurde, auch wenn sie jemand später wieder abgerissen hat. Es ist daher immer eine Beweisfrage, ob die Betriebskostenabrechnung gelegt wurde oder nicht. Nach unserer Erfahrung ist es sinnvoller, dass Sie eine Kopie verlangen, wenn es Unsicherheiten darüber gibt, ob die Abrechnung nun tatsächlich „gelegt“ (= ausgehängt) wurde oder nicht.

Sie haben keine Betriebskostenabrechnung bekommen
Wenn keine ordnungsgemäße oder gar keine Betriebskostenabrechnung vorliegt, können Sie mittels Antrag die Legung der Abrechnung begehren. Als Mitglied der MVÖ können Sie uns bevollmächtigen, einen derartigen Antrag zu stellen.

Sie haben eine Betriebskostenabrechnung bekommen
Wenn eine ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt, ist ein inhaltlicher Einspruch nur sinnvoll, wenn Ihnen auch die Betriebskostenabrechnung im Detail persönlich zur Verfügung steht, da eine pauschale Bestreitung sämtlicher Betriebskosten immer ein hohes Kostenrisiko in sich birgt.

Wenn einzelne Positionen der Betriebskostenabrechnung nicht erklärbar sind oder Sie vermuten, dass diese überhaupt nicht zulässig oder überhöht sind und auch eine Einsicht in die Belege keine Klarheit schafft, kann die Jahresabrechnung inhaltlich von der Schlichtungsstelle bzw. vom Gericht mittels Antrag überprüft werden. (siehe Rechtsvertretung)

Die Positionen, die nicht zulässig sind, werden dann aus der Abrechnung herausgenommen und die zuviel verrechneten Beträge erhalten Sie zurück.

Betriebskostenüberprüfungen sind in einem Haus, auf welches das MRG voll anwendbar ist, aber auch bei der ABGB-Miete bis zu drei Jahre rückwirkend möglich, sofern die Betriebskostenabrechnungen zur Verfügung stehen.

Im WGG und im HeizKg hingegen haben Sie bei Vorliegen der Betriebskostenabrechnung Sie nur sechs Monate Zeit, einen schriftlich begründeten Einspruch zu gegen die Betriebskostenabrechung zu erheben, ansonsten gilt sie als genehmigt. Ist der Einspruch jedoch rechtzeitig erfolgt, verbleiben auch hier drei Jahre ab Fälligkeit der Nachzahlung/Guthaben für die Rückforderung einer allfälligen Falschverrechnung der Betriebskosten.

Aber ACHTUNG! Jetzt wird es wieder trickreich, denn laut einem OGH- Entscheid können Sie nur 6 Monate ab Legung der Betriebskostenabrechnung ein Kopie bzw. Belege der Betriebskostenabrechnung verlangen. Danach ist Ihr Vermieter nicht mehr zur Herausgabe verpflichtet. Daher sollten Sie jedes Jahr kurz nach der Legung (also dem 30. Juni) der Betriebskostenabrechnung per Einschreibebrief eine Kopie der Betriebskostenabrechnung gegen Kostenersatz verlangen.